Baik,
aku mulai. Jelek-jelek begini aku pernah mempelajari manajemen di kampus biru.
Ilmu itu ada yang terpakai, ada yang berbekas dan bahkan ada yang hilang alias
terlupakan. Yang pasti, masih tetap memiliki minat yang sama sejak dulu, minat
terhadap hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan dan pengembangan SDM.
SDM
yang kompeten sangat dibutuhkan oleh organisasi. Maju mundurnya organisasi
tergantung dengan kualitas SDMnya.
Terkait
dengan SDM, negara ini sedang gencar-gencarnya melaksanakan reformasi terhadap
birokratnya. Tahu sendiri kan, kondisi birokrat di negeri kita, PGPS!! :)
Semangat
yang diusung oleh reformasi birokrasi adalah manajemen perubahan atau change management. Setiap organisasi pemerintah diharapkan
melaksanakan manajemen ini.
Manajemen perubahan digunakan untuk melakukan perubahan
sekaligus untuk menghadapi perubahan itu sendiri. Perubahan tersebut perlu
dilakukan karena situasi dan kondisi telah berubah, dan menuntut organisasi
untuk menyesuaikan dengan perubahan tersebut. Manajemen perubahan ini berfungsi untuk
mengoptimalkan kinerja organisasi seiring dengan perkembangan dan dinamika yang
terjadi.
Reformasi birokrasi pada
hakikatnya merupakan upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar
terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek-aspek
kelembagaan (organisasi), ketatalaksanaan (business
process) dan sumber daya manusia.1
Berbagai permasalahan/hambatan yang mengakibatkan sistem penyelenggaraan
pemerintahan tidak berjalan atau diperkirakan tidak akan berjalan dengan baik
harus ditata ulang atau diperharui. Reformasi birokrasi dilaksanakan dalam
rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance).1
Dengan kata lain, reformasi birokrasi adalah langkah strategis untuk
membangun aparatur negara agar lebih berdaya guna dan berhasil guna dalam
mengemban tugas umum pemerintahan dan pembangunan nasional. Selain itu dengan
sangat pesatnya kemajuan ilmu pengetahuan, teknologi informasi dan komunikasi
serta perubahan lingkungan strategis menuntut birokrasi pemerintahan untuk
direformasi dan disesuaikan dengan dinamika tuntutan masyarakat.1
Oleh karena itu harus segera diambil langkah-langkah yang bersifat
mendasar, komprehensif, dan sistematik, sehingga tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan dapat dicapai dengan efektif dan efisien. Reformasi di sini
merupakan proses pembaharuan yang dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan,
sehingga tidak termasuk upaya dan/atau tindakan yang bersifat radikal dan
revolusioner.
Pada intinya latar belakang reformasi birokrasi ini adalah sebagai berikut:1
1. Praktek Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN)
masih berlangsung hingga saat ini;
2. Tingkat kualitas pelayanan publik yang belum
mampu memenuhi harapan public;
3. Tingkat efisiensi, efektifitas dan
produktivitas yang belum optimal dari birokrasi pemerintahan;
4. Tingkat transparansi dan akuntabilitas
birokrasi pemerintahan yang masih rendah;
5. Tingkat disiplin dan etos kerja pegawai yang
masih rendah.
Dalam rangka mendorong
terciptanya organisasi yang efisien, efektif, dan transparan sesuai dengan
semangat reformasi birokrasi serta konsisten dengan peraturan
perundang-undangan, penataan dan pengembangan organisasi perlu didukung oleh
tiga pilar yang saling berhubungan, yaitu kebijakan terhadap pedoman dan
aturan–aturan yang berlaku, pelaksanaan tugas, fungsi dan kewenangan unit kerja
serta sistem manajemen yang terkait dengan proses pengambilan keputusan. Hal ini terkait tata cara dan mekanisme
kerja, instrumen pengelolaan lembaga, dan bagaimana membangun jejaring yang sinergis antar unit kerja di
lembaga tersebut.
Di samping itu, prospek
perkembangan iptek tidak terlepas dari kekuatan, kelemahan, peluang dan
tantangan yang dihadapinya, serta perubahan lingkungan strategis yang terjadi
baik di dalam maupun di luar organisasi. Seiring dengan perubahan dinamika yang
terjadi akan membawa implikasi dalam meningkatkan peran iptek bagi kehidupan
dan pembangunan bangsa.
Dikaitkan dengan
globalisasi dan perkembangan iptek terkini, Michael Hammer dan James Champy
menuliskan bahwa ekonomi global berdampak terhadap 3 C, yaitu customer,
competition, dan change.2 Pelanggan menjadi penentu, pesaing makin banyak, dan perubahan menjadi konstan. Banyak orang yang tidak menyukai adanya
perubahan, namun perubahan sudah tidak terhindarkan. Suka atau tidak suka suatu
organisasi harus berubah menyesuaikan dengan perkembangan kekinian. Oragnisasi
memerlukan suatu manajemen perubahan agar proses, hasil dan dampaknya mengarah
pada titik positif sesuai dengan harapan organisasi.
Akan terdapat beberapa
masalah ketika proses perubahan dilakukan. Masalah yang paling sering terjadi
adalah adanya penolakan terhadap perubahan tersebut, biasa disebut resistensi
perubahan (resistance to change). Penolakan
terhadap perubahan itu bias bersifat eksplisit/terang-terangan maupun
implicit/tersirat. Penolakan eksplisit seperti, protes bersama/demonstrasi,
mogok massal dan sebagainya. Sedangkan penolakan implicit misalnya kinerja
menurun, tingkat kehadiran menurun serta loyalitas dan komitmen terhadap
organisasi juga menurun, dan sebagainya.
Penolakan terhadap
perubahan ini dapat dikelompokkan menjadi dua kategori berdasarkan sumber
penolakan, yaitu penolakan oleh individu dan penolakan oleh kelompok/organisasional.3
Penolakan oleh individu
Individu
memiliki potensi sebagai sumber penolakan atas perubahan karena persoalan
kepribadian, persepsi dan kebutuhan dan terkait hal-hal di bawah ini:
1. Kebiasaan.
Merupakan pola tingkah
laku yang ditampilkan secara berulang-ulang sepanjang hidup. Melakukan
kebiasaan itu karena merasa nyaman dan menyenangkan sehingga menjadi mekanisme
kehidupan yang berulang-ulang. Ketika terjadi perubahan terhadap mekanisme
tersebut, maka muncul mekanisme diri yaitu penolakan.
2. Rasa aman
Apabila terdapat
perubahan terhadap kondisi sekarang yang sudah dirasa aman, maka muncul
kekhawatiran akan berkurangnya rasa aman karena adanya suatu perubahan.
3. Faktor Ekonomi
Adanya perubahan
menimbulkan kekhawatiran menurunnya pendapatan dari kondisi yang ada.
4. Takut akan sesuatu yang tidak diketahui
Sebagian besar perubahan
tidak mudah diprediksi hasilnya. Oleh karena itu muncul ketidakpastian. Kalau
kondisi sekarang sudah pasti dan kondisi nanti setelah perubahan belum pasti,
maka orang akan cenderung memilih kondisi sekarang dan menolak perubahan.
5.Persepsi
Persepsi individu
terhadap perubahan yang terjadi akan sangat menentukan dukungan terhadap proses
perubahan tersebut. Oleh karena itu organisasi hendaknya melalukan sosialisasi
dan penyamaan persepsi terlebih dahulu terhadap individu/pegawainya perubaha
yang dilakukan dapat berproses dan berhasil sesuai dengan tujuan yang ingin
dicapai
Penolakan oleh Organisasional
Sumber
penolakan kelompok/organisasi biasanya disebabkan hal-hal sebagai berikut:
1.
Inersia struktural
Penolakan yang
terstrukur. Organisasi, lengkap dengan tujuan, struktur, aturan main, uraian
tugas, disiplin, dan lain sebagainya menghasilkan stabilitas. Jika perubahan
dilakukan, maka besar kemungkinan stabilitas terganggu.
2.
Fokus Perubahan Berdampak Luas
Perubahan dalam
organisasi tidak mungkin terjadi hanya difokuskan pada satu bagian saja karena
organisasi merupakan suatu sistem. Jika satu bagian diubah maka bagian lain pun
terpengaruh olehnya. Jika manajemen mengubah proses kerja dengan teknologi baru
tanpa mengubah struktur organisasinya, maka perubahan sulit berjalan lancar.
3.
Inersia Kelompok Kerja
Walau ketika individu
mau mengubah perilakunya, norma kelompok punya potensi untuk menghalanginya.
Sebagai anggota serikat pekerja, walau sebagai pribadi, individu setuju
terhadap perubahan, namun jika perubahan itu tidak sesuai dengan norma serikat
kerja, maka dukungan individual menjadi lemah.
4.
Ancaman Terhadap Keahlian
Perubahan dalam pola
organisasional bisa mengancam keahlian kelompok kerja tertentu. Misalnya,
penggunaan komputer untuk merancang suatu desain, mengancam kedudukan para juru
gambar.
5.
Ancaman Terhadap Hubungan Kekuasaan Yang Telah Mapan.
Mengintroduksi sistem
pengambilan keputusan partisipatif seringkali bisa dipandang sebagai ancaman
kewenangan para penyelia dan manajer tingkat menengah.
6. Ancaman Terhadap Alokasi Sumberdaya
Kelompok-kelompok dalam
organisasi yang mengendalikan sumber daya dengan jumlah relatif besar sering
melihat perubahan organisasi sebagai ancaman bagi mereka. Apakah perubahan akan
mengurangi anggaran atau pegawai kelompok kerjanya?.
Taktik Mengatasi
Penolakan Atas Perubahan
Coch dan French Jr.
mengusulkan ada enam taktik yang bisa dipakai untuk mengatasi resistensi
perubahan, yaitu:4
1. Pendidikan dan Komunikasi.
Berikan sosialisasi,
penyamaan persepsi dan penjelasan secara tuntas tentang latar belakang, tujuan,
akibat, dari diadakannya perubahan kepada semua pihak. Komunikasikan dalam
berbagai macam bentuk. Ceramah, diskusi, laporan, presentasi, dan bentuk-bentuk
lainnya.
2.
Partisipasi.
Ajak serta semua pihak
untuk mengambil keputusan. Pimpinan hanya bertindak sebagai fasilitator dan
motivator. Biarkan anggota organisasi yang mengambil keputusan.
3. Memberikan kemudahan dan dukungan.
Jika pegawai takut atau
cemas, lakukan konsultasi atau bahkan terapi. Beri pelatihan-pelatihan.
4. Negosiasi.
Melakukan negosiasi
dengan pihak-pihak yang menentang perubahan. Cara ini bisa dilakukan jika yang
menentang mempunyai kekuatan yang tidak kecil. Misalnya dengan serikat pekerja.
Tawarkan alternatif yang bisa memenuhi keinginan mereka
5. Manipulasi dan Kooptasi.
Manipulasi adalah
menutupi kondisi yang sesungguhnya. Misalnya memlintir (twisting) fakta agar tampak lebih menarik, tidak mengutarakan hal
yang negatif, sebarkan rumor, dan lain sebagainya. Kooptasi dilakukan dengan
cara memberikan kedudukan penting kepada pimpinan penentang perubahan dalam
mengambil keputusan.
6. Paksaan.
Taktik terakhir adalah
paksaan. Berikan ancaman dan jatuhkan hukuman bagi siapapun yang menentang
dilakukannya perubahan.
Pendekatan dalam Manajemen Perubahan Organisasi
Pendekatan klasik yang
dikemukaan oleh Kurt Lewin mencakup tiga langkah: unfreezing the status quo, lmovement
to the new state, dan refreezing the
new change to make it pemanent.5
Selama proses perubahan terjadi terdapat kekuatan-kekuatan yang mendukung
dan yang menolak. Melalui strategi yang dikemukakan oleh Kurt Lewin, kekuatan
pendukung akan semakin banyak dan kekuatan penolak akan semakin sedikit.
Unfreezing
Upaya-upaya untuk mengatasi
tekanan-tekanan dari kelompok penentang dan pendukung perubahan. Status quo
dicairkan, biasanya kondisi yang sekarang berlangsung (status quo) diguncang
sehingga orang merasa kurang nyaman.
Movement
Secara bertahap (step by
step) tapi pasti, perubahan dilakukan. Jumlah penentang perubahan berkurang dan
jumlah pendukung bertambah. Untuk mencapainya, hasil-hasil perubahan harus
segera dirasakan.
Refreezing
Jika
kondisi yang diinginkan telah tercapai, stabilkan melalui aturan-aturan baru,
sistem kompensasi baru, dan cara pengelolaan organisasi yang baru lainnya. Jika
berhasil maka jumlah penentang akan sangat berkurang, sedangkan jumlah
pendudung makin bertambah.
Semua organisasi harus berubah karena adanya tekanan di
dalam lingkungan internal maupun eksternal. Organisasi sebagai suatu wadah yang
menampung individu-individu untuk mewujudkan satu rencana organisasi yang
disepakati bersama.
Organisasi senatiasa berjalan dengan tiga opsi, yaitu opsi
maju, mundur, dan stagnan. Ketiga opsi tersebut secara teoritis tidak terlalu
susah untuk didefinisikan. Namun, praktiknya hasil dari upaya perubahan tidak
selalu sesuai dengan apa yang kita diperkirakan sebelumnya. Secara alami,
seluruh komponen kehidupan senantiasa mengalami perubahan. Termasuk pada usaha,
bisnis atau sebuah organisasi. Dalam berorganisasi, eksistensi seperti roda
yang terus berputar. Otomatis, semakin besar suatu organisasi, semakin kompleks
pula struktur dan sistem kerjanya dan semakin berpeluang menghasilkan
produktifitas melalui prigresifitas yang mumpuni.
Referensi:
1 Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor: PER/15/M.PAN/7/2008 tentang Pedoman Umum Reformasi
Birokrasi
2 Michael Hammer dan James Champy,
Reengineering the Corporation : A Manifesto for Business Revolution, 1994
3 Stephen P. Robbins, Organizational Behavior,
Concepts, Controversies, and Application, 1991
4 L. Coch dan J.R.P.French, Jr.
“Overcoming Resistance to Change”, 1948
No comments:
Post a Comment